Cette étude de cas met en avant la démarche de la Direction de la Recherche Clinique et de l'Innovation (DRCI) de l'Assistance Publique Hôpitaux de Paris (AP-HP) dans la dématérialisation et l’automatisation de ses processus.
Afin de l’aider et l’accompagner dans cette tâche, la DRCI de l’AP-HP a choisi la solution TimeTonic, une plateforme NoCode française sécurisée de gestion, de collaboration et d'automatisation des processus.
TimeTonic a permis à l'AP-HP de déployer rapidement des solutions numériques adaptées à ses besoins spécifiques, grâce à sa plateforme sécurisée offrant des fonctionnalités avancées telles que la gestion des droits des utilisateurs, la centralisation des données, la digitalisation de formulaires, la création d’applications cloud et nativement mobiles, la visualisation de workflows, la génération de rapports et l’automatisation des tâches, tout en gardant la flexibilité d’un tableur.
Découvrez comment TimeTonic et la DRCI de l’AP-HP ont réussi à intégrer le NoCode au sein du plus grand CHU européen !
L’Assistance Publique - Hôpitaux de Paris, plus communément appelé l’AP-HP est un établissement public de santé français et le centre hospitalier et universitaire (CHU) de la région Île-de-France. L’AP-HP assure des missions de soins d’enseignement et de recherche et regroupe 38 hôpitaux, situés à Paris, en petite couronne et en province. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année plus de 8 millions de personnes en consultation, en urgence, lors d’hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. L’AP-HP compte 100 00 professionnels répartis entre le Siège et les 6 Groupes Hospitalo-Universitaires (GHU afin de permettre une prise de décision plus proche des équipes et des services, un renforcement des liens avec les Universités, les territoires et les partenaires et ainsi de renforcer la qualité des soins et de la recherche pour tous les patients.
En 2022, l’AP-HP s’est vu doté d’un budget de près de 9 milliards d’euros et dispose de nombreux accords de coopération en Europe, Asie, Moyen-Orient, Afrique et Amérique latine sur des projets médicaux et des projets de recherche.
L'AP-HP est le premier centre hospitalier universitaire européen, ainsi que le premier promoteur d'essais cliniques en France et en Europe. Le Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation (DRCI) est chargé de gérer l'ensemble des projets de recherche et d'innovation et d'allouer les ressources nécessaires à leur mise en œuvre. Elle promeut et soutient le développement des activités de recherche et s'appuie sur plus de 1 200 professionnels hautement qualifiés spécifiquement dédiés à la conception, à la mise en œuvre et au suivi des projets. Ces projets impliquent une collaboration étroite avec les établissements de santé et de recherche, les partenaires industriels et académiques, les acteurs des secteurs du médicament, des dispositifs médicaux et de la santé numérique. La DRCI est en relation avec les départements de recherche des 6 GHU, les structures d'appui (Centres d'investigation clinique, Centres de recherche clinique, Centres de ressources biologiques) et les universités et organismes de recherche.
La Direction de la Recherche Clinique et de l'Innovation de l’AP-HP est organisée en 8 pôles distincts, 12 unités de recherches cliniques, un département des essais cliniques, un centre d’évaluation des dispositifs médicaux et un centre de pharmaco-épidémiologie ainsi que de plusieurs structures transverses. La DRCI de l’AP-HP gère plus de 4 000 projets et les cliniciens de l’AP-HP publient chaque année plus de 10 000 publications scientifiques. Le pôle pilotage stratégique dirigé par Quentin Demanet et auquel André Desproges est rattaché est plus particulièrement en charge de la gestion et du développement du Système d’information recherche et innovation.
La DRCI de l’AP-HP se compose de nombreux professionnels de la santé, avec chacun des rôles définis (chercheurs, partenaires externes, directeurs, etc…) et en interactions. Elle gère un nombre important de projets de recherche chaque année tout en collaborant avec des établissements de santé, des partenaires industriels et académiques sur tout le globe. Une telle structure est donc sujette à une quantité de processus internes lourds et complexes mettant en scène de nombreux acteurs différents. Ces processus répondent à des obligations réglementaires importantes et doivent garantir le respect des bonnes pratiques cliniques et la sécurité des patients.
Avant la dématérialisation de leurs processus de recherches, les acteurs de la DRCI avaient recours à de nombreux processus manuels alors même que des délais stricts s’appliquent. Par exemple, lors du lancement d’une étude clinique entre un industriel et l'AP-HP, le processus de contractualisation obligatoire était effectué au moyen d’une boîte e-mail générique qui recevait les demandes et l’ensemble des documents nécessaires (grilles de surcoûts de la recherche, …) dans un délai contraint de 45 jours ( entre le dépôt du dossier et la signature du contrat). Cette façon de faire avait pour conséquence l’absence de réponses, des erreurs de reporting et des délais très importants.
Afin d’améliorer son fonctionnement, la DRCI de l’AP-HP a lancé une démarche de cartographie de tous les processus internes de recherche clinique permettant de formaliser les circuits et processus de recherche. Une demande a ensuite été réalisé auprès de la Direction des services numériques (DSN via son Département de la Relation Clients) d’un outil numérique qui intégrerait le système d’information recherche et innovation, qui serait simple et unique pour toutes les unités afin d’harmoniser les pratiques entre les sites. Cet outil devant permettre dématérialiser les différents processus de recherche clinique, d’y rattacher un workflow d’automatisation des tâches pour le suivi et la gestion des projets dans le cadre d’une problématique de sécurité des données de recherche.
Le choix et la mise en place d’une solution externe dans une entité aussi imposante et complexe que la DRCI de l’AP-HP est un défi important, ayant des répercussions majeures pour tous les acteurs concernés par cette décision aussi bien interne à la structure qu’externe.
La DRCI et la DSN de l’AP-HP se sont donc lancés dans la recherche de la solution la plus pertinente pour répondre à leur besoin, et ont isolé 3 éditeurs de solutions ayant la capacité et les caractéristiques pour mener à bien ce projet de dématérialisation des processus de recherche clinique.
La décision finale s’est portée sur la plateforme de gestion et de collaboration NoCode française, TimeTonic. Pour les décideurs au sein de l’AP-HP, TimeTonic s’est démarquée par sa facilité de mise en place, sa facilité à s’adapter au sein de l'écosystème actuel et la forte protection des données dans le cloud.
TimeTonic est une plateforme française de gestion, de collaboration et d'automatisation des processus qui répond au besoin d’aider les entreprises, les hôpitaux et les régions à remplacer ou compléter ce qui manque dans un système I.T traditionnellement.
Elle permet de digitaliser & d’harmoniser les processus, d'automatiser les workflow, de centraliser les données qui sont associées à des projets et donc de pouvoir créer sans code, ses propres applications, ses propres workflows.
Basé sur une approche dite data first, qui correspond à un mélange entre de la base de donnée classique (le back), où les données sont simplement stockées et une interface visuelle (le front) qui va permettre de visualiser, gérer lesdites données pour ensuite créer tout un écosystème applicatif autours d’elles (workflows, automatisations, formulaires, etc…).
L’idée de cette approche data-first est de donner la même autonomie et la même flexibilité qu'un tableur, tout en y ajoutant une visualisation claire (de nombreuses vues sont disponibles : Table, Kanban, Gantt, Timeline, Cartographique, Fiche), sécurisé (hébergement des données en France et RGPD) et mobile (à travers l'application mobile native). L'apprentissage de l'utilisation de la plateforme est très rapide et permet donc à des utilisateurs déjà familiers avec les tableurs type Excel de pouvoir créer rapidement et facilement les applications dont ils ont besoin.
Dans le cadre de la contractualisation d’un projet de recherche avec un promoteur industriel ou académique, la démarche mise en place par le gouvernement français, est l’élaboration et d’une convention unique qui décrit le type de contrat type à adapter puis à signer entre l’hôpital et le promoteur externe (industriel ou académique).
Cette démarche de contractualisation, très importante à l’AP-HP en raison du nombre de projets de recherche pris en charge, est assez lourde et nécessite l’envoi et la réception itérative d’une quinzaine de documents.
Avant le déploiement de TimeTonic le processus était effectué grâce à l’utilisation d’une boîte e-mail générique à laquelle les promoteurs industriels et académiques envoyaient leurs dossiers avec un suivi ensuite effectué par le biais de tableaux Excel.
Cette méthode comportait plusieurs problèmes :
Ces 4 problèmes ont été transformés par André Desproges et les équipes en besoins clairs et définis :
Dans une structure aussi imposante que l’AP-HP, la modification d’une partie des processus et des outils utilisés peut avoir des conséquences et les enjeux, variés, y sont diverses.
Le premier enjeu de taille pour les équipes de la DRCI était de nature financière. En effet, lorsqu’un patient est accueilli dans un hôpital, il occasionne des coûts de prise en charge standard, cependant lorsque ce dernier fait partie d'un essai clinique, il occasionne des surcoûts car les coûts de la recherche ne doivent être distincts de ceux du soin. Tous les examens que ce dernier va passer dans le cadre d’un essai clinique seront considérés comme des « surcoûts ». Ces surcoûts sont à la charge du promoteur industriel ou académique et sont listés par ce dernier pour faire l’objet de négociations entre le promoteur et les médecins en charge de la réalisation de l’essai à l'hôpital. Le délai de contractualisation entre le dépôt du dossier et la signature du contrat étant de 45 jours, les négociations se font durant ce laps de temps, et il est impératif pour l’AP-HP d’avoir un processus de traitement rapide permettant une grande flexibilité dans les négociations.
En plus de cet enjeu financier avec un délai de traitement et d'exécution du projet ne devant pas excéder 45 jours, les médecins doivent valider la recevabilité du projet dans un délai de 5 jours maximum après réception du dossier. Ce court délai impose donc aux équipes de l’AP-HP une réactivité forte, reposant sur une solution fiable et rapide.
Une fois la sélection et la validation de TimeTonic par la DRCI et la DSN, la mise en place de la solution NoCode a donc été effective au travers d’un test sur 2 sites pilotes de l’AP-HP.
La première étape dans la mise en place de TimeTonic pour ce processus a été la dématérialisation du tableau de suivi des dossiers des industriels et la création du formulaire de dépôt. Dorénavant, les industriels déposent leur demande et l’ensemble des pièces du dossier grâce à un formulaire en ligne TimeTonic, qui vérifie automatiquement si le dossier est complet.
Une fois le dossier reçu et validé par les médecins, ces derniers doivent simplement cliquer sur un bouton permettant au travers des automatisation TimeTonic, l’envoi d’e-mails indiquant le statut de son dossier et les prochaines étapes à suivre grâce à une Timeline générée directement sur TimeTonic.
Ensuite, André et ses équipes ont importé sur TimeTonic dans leur nouvel espace de travail les tableaux de suivi des demandes qui étaient auparavant sur Excel. En plus de ces tableaux, ils ont aussi importé d’importantes base de données, également stockées sur Excel, correspondant aux différents hôpitaux et aux différents industriels (des fichiers contenant entre 130 et 135 000 lignes).
Chacune de ces bases est désormais visible sur TimeTonic au travers de différentes tables, et sont liées au formulaire de dépôt et permettent ainsi aux promoteurs externes (industriels et académiques) de sélectionner eux-mêmes les informations importantes aux projet (hôpitaux, médecins, services, etc…).
Lesdits dossiers sont ensuite automatiquement transférés aux hôpitaux et aux médecins à qui ils sont destinés.
La partie de suivi de projet à destination des directeurs a également été modifiée en profondeur et se compose de tableaux de bord interactifs intégrés dans TimeTonic permettant une visualisation en temps réels de nombreux indicateurs (nombre de dossier en cours, entrants, validés, non validés, prioritaires, etc.).
La mise en place de cette nouvelle solution au sein de l’AP-HP a été un grand succès, tant du côté utilisateurs (médecins, industriels, contrôleurs) que du côté décideurs (directeurs d'hôpitaux, DSN).
La prise en main de TimeTonic s’est faite rapidement, entre la signature du test et le déploiement du premier processus sur TimeTonic s’est écoulé 1 mois. Ce mois comprend la formation des équipes à l’outil et la mise en place de tests avec des ersatz de données.
Le traitement du flux de données entrant fonctionne parfaitement. En 3 mois environ, les équipes de l’AP-HP ont reçu pas moins de 170 demandes de promoteurs externes et 250 demandes d’avenants (chaque année l’AP-HP reçoit environ 800 demandes).
Ensuite, un fort gain de temps a été identifié. De nombreuses tâches répétitives et chronophages ont été modifiées ou supprimées au travers du formulaire de dépôt mais également des automatisations mises en oeuvre.
Le formulaire permet de supprimer l’étape humaine de complétude des dossiers, l’étape d’assignation des dossiers aux bons éléments mais également les erreurs inhérentes à l'utilisation des e-mails (erreur de saisie, spams, etc.).
Les automatisations permettent également la suppression d’étapes humaines comme l’envoi des e-mails annonçant la recevabilité du projet aux industriels, la répartition des dossiers aux bonnes personnes.
La visibilité conditionnelle appliquée aux différentes vues dans TimeTonic assure que les données disponibles ne sont visibles que par les bonnes personnes et réduit le temps nécessaire à trouver la bonne information.
Enfin, les droits utilisateurs permettent de cloisonner l’accès à l’architecture des espaces de travail, réduisant le risque d’erreurs humaines.
Les promoteurs externes sont ravis d’avoir cette plateforme d’envoi de dossiers mais également des différents outils à leur disposition permettant de suivre l’avancement du projet (e-mails, Timeline) dans le cadre d’un environnement sécurisé.
Pour terminer, la scalabilité de la solution permet également aux utilisateurs de créer de nouvelles applications quand ils le souhaitent et ce sans demander de coûteux développements internes, permettant un gain de temps et d'argent important.
Suite à ce premier déploiement, et grâce à son succès, l’AP-HP commence le déploiement de TimeTonic à l’ensemble de ses différents sites et aux 100 000 professionnels qui les composent.
Des processus prioritaires ont été identifiés afin de mettre en œuvre de manière progressive la solution et de pouvoir tester ses différentes fonctionnalités.
Suite à l'engouement des équipes et à la validation des intérêts à élargir la couverture des usages de TimeTonic, plusieurs autres CHU ont déjà fait part de leur intérêt à bénéficier de l'expertise de l'AP-HP et répliquer l'éco-système au sein de leur propre organisation.
Cette étude de cas a mis en lumière les défis auxquels l'Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP) a été confrontée en termes de gestion des processus de recherche clinique. En tant que plus grand Centre Hospitalier Universitaire (CHU) européen, l'AP-HP gère une grande quantité de projets de recherche clinique, avec des défis de dématérialisation des processus, de suivi et de gestion des essais cliniques, et de coordination de collaborations internationales.
Pour répondre à ces défis, l'AP-HP a choisi TimeTonic, une plateforme française de gestion, de collaboration et d'automatisation des processus. TimeTonic a permis à l'AP-HP de déployer rapidement des solutions numériques adaptées à ses besoins spécifiques, en offrant une flexibilité similaire à celle des tableurs traditionnels, mais avec des fonctionnalités avancées telles que la centralisation et la gestion des données, la création de formulaires, l’envoi d’email, la visualisation et la gestion de projets et de workflows en vue Kanban ou Gantt, la génération de rapports et l’automatisation des tâches.
La mise en place de TimeTonic est un succès, avec une implémentation rapide et des premiers dépôts de dossiers effectifs en moins d'un mois. Le retour d'expérience sur l'utilisation de TimeTonic a été très positif, avec une prise en main rapide, une facilité d'adaptation aux besoins spécifiques de l'AP-HP, avec des résultats concrets tels que l'amélioration de la visibilité et de la gestion des projets de recherche clinique.
Pour conclure, le cas d'étude de l'AP-HP et de TimeTonic démontre comment une plateforme NoCode française comme TimeTonic a permis de répondre efficacement aux besoins complexes de gestion des processus de recherche clinique, en offrant une solution flexible, rapide à déployer, et adaptée aux exigences spécifiques du secteur de la santé.
